eSocial: 5 pontos que você precisa saber

O Decreto nº 8373/2014 instituiu o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) no país. Trata-se de um sistema que unifica e centraliza o envio de informações sobre os trabalhadores que as empresas precisam fazer para o governo.

A seguir, saiba mais sobre o eSocial, seus benefícios, processos e obrigatoriedades. Acompanhe.

O que é o eSocial?

Trata-se de uma iniciativa do Governo Federal para modernizar, organizar, padronizar e unificar o envio das informações pertinentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das organizações, reduzindo a burocracia envolvida nesses processos.

O eSocial visa tornar mais práticas a auditoria e a investigação de irregularidades e a rotina das empresas, que passam a poder usar apenas um sistema para realizar diversos procedimentos e repasses de informações ao governo.

5 informações importantes sobre o eSocial

1. Quem é obrigado a aderir ao eSocial?

Desde julho de 2018, o eSocial é obrigatório para pessoas físicas que contratam empregados e para pessoas jurídicas (incluindo o Microempreendedor Individual - MEI) que empreguem funcionários nas mais diversas esferas trabalhistas, incluindo cooperados, autônomos, celetistas e estagiários - independentemente do valor de faturamento da organização.

Órgãos públicos e pequenos produtores rurais pessoa física têm um cronograma especial de ações para implementação em 2019.

2. Quais obrigações fazem parte do eSocial?

O eSocial abrange uma ampla gama de obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. São elas: CAGED, CAT, CD, CTPS, DCTF, DIRF, folha de pagamento, GFIP, GPS, GRF, LRE, MANAD, PPP, QHT e RAIS.

Assim, com o eSocial, diversas informações que, por vezes, precisam ser repassadas a diferentes órgãos do governo, como Ministério do Trabalho e Secretaria da Previdência Social, gerando retrabalho e redundância nas empresas, agora poderão ser enviadas uma única vez e em único sistema.

3. Quais são os benefícios do eSocial para as empresas?

Entre os benefícios possíveis, estão a redução da atividade burocrática em relação às obrigações das organizações junto ao Governo, possibilidade de automação de tarefas, celeridade no acesso aos dados, redução de custos com armazenamento de documentos físicos, diminuição da taxa de erros de cálculos das contribuições e obrigações fiscais e maior segurança jurídica.

4. Como implantar o eSocial?

O primeiro passo é obter o Certificado Digital, um documento eletrônico que atesta a confiabilidade das operações virtuais. Especificamente para o eSocial, é preciso obter um certificado modelo A1 ou A3, no padrão ICP Brasil.

Depois, é essencial atualizar e fazer o cadastro do histórico dos funcionários da empresa. O envio desses dados deve ser feito pelo site do eSocial ou pelo sistema atual da empresa (se ele apresentar tal opção). O prazo para repasse das informações de folha de pagamento precisa ser feito sempre até o dia 07 do mês subsequente.

Mapear os sistemas atuais, sobretudo o de folha de pagamento, e verificar eventuais integrações com eles também é fundamental. Ainda, deve-se avaliar a compatibilidade dos grupos e das contas contábeis referentes à folha de pagamento com as tabelas utilizadas pelo eSocial.

O apoio de um contador, sobretudo nesta etapa mais inicial, é fundamental para que nada seja esquecido ou se incorra em erros.

5. Quais são as penalidades relacionadas ao eSocial?

As penalidades em situações de atraso no envio dos dados ou do não cumprimento das obrigações previstas podem ser significativas. Erros no depósito do FGTS, por exemplo, podem acarretar multas de até R$ 106,00 por funcionário.

Já a não comunicação de admissão de colaboradores no prazo estipulado gera multa de até R$ 6.000,00 em caso de reincidência. Até mesmo cadastros incompletos de funcionários podem gerar multa em torno de R$ 600,00 por trabalhador.

E então, ficou mais clara para você a compreensão sobre o eSocial? Há alguma outra questão que gere dúvidas e que não tratamos aqui? Deixe sua mensagem nos comentários.