Documentos digitais: o que são e qual a validade jurídica?

Em tempos, onde tudo envolve o meio digital, ter uma base de sistemas e dados informatizados, é o que garante o diferencial para qualquer empresa, o que torna ágil e principalmente competitiva no meio em que atual.

Inovação e mudanças, não são apenas um diferencial que as empresas precisam ter, mas surgem como uma verdadeira necessidade. É fato, hoje em dia não dá mais para perder tempo pela burocracia e lentidão dos processos.
Pensando em métodos para agilizar os procedimentos e otimizar atividades, muitas empresas, e pessoas, inovaram a rotina aderindo aos documentos digitais. Seria o fim das inúmeras pilhas de processos?

Confira, no nosso blog, tudo sobre documentos digitais. Da relevância ao diferencial.

O que são documentos digitais?

Um documento digital é definido por conter uma codificação em dígitos binários, que pode ser acessado por um sistema computacional, ou seja, é uma forma mais atualizada dos documentos, que dispensa o uso de papel ou outros trabalhos manuais de validação, como no caso da autenticação em cartório e reconhecimento de firma.

Esses mesmos documentos também possuem uma aparência informatizada, onde toda comunicação e trâmites acontecem no ambiente online, existindo também a possibilidade de serem gerados e assinados offline, em meio físico.
Quanto à validade, é importante lembrar que quando assinados por meio de um certificado digital, os documentos digitais recebem uma série de garantias, como a comprovação de autenticidade e irrefutabilidade. Garantindo a mesma validade jurídica de documentos impressos.

Quais as vantagens do documento digital?

Por ter uma grande utilização, tanto as pessoas físicas quanto as pessoas jurídicas, se beneficiam do formato digital dos documentos, otimizando a comunicação e desburocratizando toda uma gestão “pré histórica” de documentos.
Vejamos a seguir as vantagens presentes na utilização dos documentos digitais:

Redução de custos

A redução de custos é, sem dúvida, a principal vantagem presente na adesão dos documentos digitais.
No geral, a simplificação dos serviços e a facilidade de execução reduz consideravelmente a necessidade dos serviços presentes em cartórios e as despesas com taxas. Da mesma forma, que economizam tempo, o local onde ficariam armazenadas as pilhas de papéis passam a ser dispensáveis.

Velocidade na execução do processo

Com documentos digitais as informações ficam disponíveis por tempo indeterminado, além de que o processo se torna mais ágil. Com a facilidade, gerada pelo meio online, documentos podem ser assinados eletronicamente assim você não precisa aguardar dias para que seja assinado. Além da redução de custos, que foi mencionada anteriormente, o tempo é otimizado e reduzido, trazendo benefícios para todos.

Centralização da informação

Existem inúmeros benefícios em centralizar uma informação e utilizar os documentos digitais. Um deles é a facilidade de localização, controle e fiscalização das informações, facilitando o dia a dia e resultando em atendimentos menos morosos.
A centralização, aliada a uma boa organização e administração dos documentos digitais, também permite o aumento da produtividade dos colaboradores. Isso porque o tempo que um profissional perde realizando atividades que não agregam valor reduz, deixando-o livre para atuar em atividades que trazem resultados positivos para todos.

Qual a validade jurídica dos documentos digitais?

É simples: a validade jurídica, de um documento digital, é a mesma que um documento impresso, assinado a mão ou autenticado em cartório.
Em 2001, o Brasil criou a ICP- Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), uma cadeia hierárquica que possibilita a emissão de certificados digitais, para que seja feita a identificação de pessoas físicas e jurídicas por meio eletrônico.
Com a criação dessa infraestrutura, a validade de documentos ficou ainda mais reforçada. Mas, para que isso seja possível é necessário a utilização de certificados e assinaturas digitais, assim é feita também a identificação do cidadão, elemento responsável por garantir a regularidade do processo.
Entenda melhor sobre cada uma dessas ferramentas de validação.

Assinatura digital

A assinatura digital é uma forma de assinar qualquer documento em formato eletrônico, possuindo a mesma integridade e validade jurídica de uma assinatura manuscrita reconhecida em cartório.
É a forma mais segura, oferecendo confiabilidade em relação à identidade de cada proprietário e dos documentos que eles assinam.
A partir de uma identidade digital criada exclusivamente e baseada em um certificado emitido por uma autoridade certificadora, o documento é assinado digitalmente, atribuindo a titularidade ao responsável pela sua assinatura. O modelo é seguro e possui uma criptografia, que é utilizada no procedimento e é confirmada pelo ICP .

Certificado digital

O Certificado Digital se encarrega de gerar a assinatura digital do seu portador. Resumindo, ele funciona como uma identidade digital, que pode ser emitida para diferentes usos, sendo utilizada por pessoas físicas e jurídicas.
Pode ser um identidade eletrônica para pessoas ou empresas, o certificado digital equivale à uma carteira de identidade no mundo virtual. Assim, ele é uma versão eletrônica dos seus documentos e com autenticidade por criptografia complexa. Através desse certificado é possível garantir a autenticidade na identidade de um indivíduo ou de uma instituição.
Funciona como um CPF ou um CNPJ eletrônico. Desde 2001, está disponível no Brasil, após a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil.

Com isso, podemos identificar cada usuário e documento autenticado. Garantindo legitimidade aos documentos digitais, para que possa ter validade jurídica.
Os documentos digitais estão se tornando uma realidade cada vez mais presente nas empresas e com a mesma validade jurídica de métodos tradicionais.
Essa nova forma de documento traz mais segurança e economia para o seu negócio, além de agilidade em inúmeros processos. Adotando essa nova forma de trabalho, a sua empresa passa ter mais tempo útil, focando nas demandas importantes e sem prejudicar os resultados gerados.

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